WWW.DISSERS.RU

БЕСПЛАТНАЯ ЭЛЕКТРОННАЯ БИБЛИОТЕКА

   Добро пожаловать!


Pages:     || 2 | 3 | 4 | 5 |   ...   | 34 |

Башкирская академия комплексной

безопасности предпринимательства при

Башкирском государственном университете

Кафедра организации и технологии защиты информации

67.621.011 Ж91

Журавленко Н.И. Документационное обеспечение управления: Учебносправочное пособие. Уфа: Башкирская академия комплексной безопасности предпринимательства при Башкирском государственном университете, 2001, 221 с.

Н.И.Журавленко Дакумвнтацианное обеспечение управления Учебнометодическое пособие В учебносправочном пособии "Документационное обеспечение управления" рассматриваются способы создания и обработки документов, вопросы организации делопроизводства и защиты документированной информации, основные правила и нормы по составлению документов в соответствии с новым стандартом (ГОСТ Р 6.3097, Требования к оформлению документов). Здесь даны образцы наиболее часто используемых видов документов, рекомендации по организации документооборота и рациональной систематизации документов. Практические рекомендации, содержащиеся в этой части пособия, носят универсальный характер и могут быть применены в любой организации вне зависимости от её профиля и специфики деятельности.

Пособие предназначено для студентов высших учебных заведений, обучающихся по специальности "Организация и технологии защиты информации", а также по юридическим и экономическим специальностям. Практическое использование методических и справочных материалов, имеющихся в данном пособии, окажет непосредственную помощь работникам управленческого звена в освоении унифицированных приемов и методов работы с документами.

Рецензенты:

Начальник секретариата Уфимского юридического института МВД России Григорьева Н.А.

Зав. кафедрой организации и технологий защиты информации Башкирской академии комплексной безопасности предприниматель­ства при Башкирском государственном университете Лакман И.А.

© Башкирский государственный университет, Б А КБ, Эфа Введение СОДЕРЖАНИЕ Введение Глава I. Основные понятия документационного обеспечения управления § 1. Роль делопроизводства в управлении и его нормативно правовое обеспечение § 2. Общая характеристика документов § 3. Унификация и стандартизация документов Вопросы к семинарским занятиям Задания к практическими занятиям Глава П. Правила оформления управленческих документов. § 1. Оформление реквизитов документов § 2. Требования к составлению и оформлению текстов документов Вопросы к семинарским занятиям Задания к практическими занятиям Глава III. Составление и оформление организационно распорядительных документов § 1. Организационные документы § 2. Распорядительные документы § 3. Информационносправочные документы § 4. Документы по личному составу Вопросы к семинарским занятиям Задания к практическими занятиям Глава IV. Организация работы с документами § 1. Порядок движения документов в организации § 2. Текущее хранение документов § 3. Защита конфиденциальных документов от несанкционированного доступа Вопросы к семинарским занятиям Задания для выполнения курсовых работ Литература ВВЕДЕНИЕ Каждому человеку хотя бы несколько раз в течение его жизни приходится составлять документы, а люди, работающие в управлен­ческом аппарате, постоянно имеют дело с ними: оформляют различ­ные документы, обрабатывают их, хранят, находят по запросу и т.д. От того, насколько правильно будет составлен и оформлен документ, организована работа с ним во многом зависит своевременность и правильность принятия управленческого решения.

Как известно, успех любого начинания в какойлибо сфере де­ятельности (бизнес, политика, наука и др.) зависит от многих факторов. В их числе умение надлежащим образом преподнести ин­формацию в письменном виде, то есть правильно составить и офор­мить документ.

Однако это лишь одна из проблем, возникающих перед любым учреждением, организацией или предприятием при работе с документами. В практической деятельности их сотрудникам ежедневно приходится решать огромный комплекс вопросов, связанных с регистрацией входящих, исходящих и внутренних документов, формированием их в дела, определением сроков хранения, передачей в архив либо уничтожением и др.

Вся эта совокупность работы с документами, начиная с момента их создания и вплоть до передачи на хранение в архив или уничтожения, определяется понятием "делопроизводство". Термин "делопроизводство" характеризует совокупность работ по докумен­тированию управленческой деятельности учреждений и по организа­ции в них работы с документами. Без правильной постановки дело­производства невозможно справиться с потоком документов, оборачивающихся в организации, быстро найти требуемый документ и навести по нему справки, проконтролировать его исполнение и обеспечить сохранность. Классификацией документов, определением способа их создания и обработки занимается документоведение.

В документах отражается и учитывается деятельность органи­зации, фирмы, предприятия. Поэтому ведение многих документов предписано законами и другими нормативноправовыми актами. Например, создание Устава, заключение договоров, ведение бухгал­терских, кадровых, первичных учетных, распорядительных и других документов должно строго соответствовать требованиям ведомствен­ных нормативных и государственных правовых актов. При проверке Введение Введение работы организации, проведении ревизии проверяют прежде всего именно те документы, в которых зафиксирована ее финансовая и уп­равленческая деятельность.

Вопросам правильной постановки делопроизводства в учрежде­ниях, организациях и на предприятиях большое внимание уделяется государством. Это нашло отражение, в первую очередь, в усилении государственного контроля за состоянием делопроизводства и хра­нением документов в архивах, введении ответственности должност­ных лиц за нарушение законодательства в области делопроизводства и архивного дела. Составление, оформление документов и организа­ция работы с ними регламентированы законодательными и норматив­нометодическими актами, знание и выполнение которых обязательны для каждого сотрудника, имеющего дело с документами.

В настоящем пособии рассматриваются требования по организа­ции делопроизводства в учреждении и даются рекомендации к сос­тавлению управленческих документов. В книге показано, насколько важно грамотно и оперативно работать с документами: вовремя за­регистрировать, передать руководству на рассмотрение, получить четкую резолюцию, передать без задержки исполнителю, организо­вать контроль, подобрать необходимую информацию и т.д. Все эти, на первый взгляд, простые действия в современных условиях рыноч­ных отношений и конкурентной борьбы могут стать определяющими при получении выгодных заказов, налаживании деловых отношений с другими организациями и т.д.

Составлением и оформлением документов занимаются практически все специалисты сферы управления. Поэтому требования, предъявляемые к составлению и оформлению служебных документов, должен знать каждый управленец. Непосредственно для работников службы делопроизводства в книге описана технология каждого этапа работы с документами, порядок их хранения и уничтожения.

Книга предназначена для всех работников управленческого аппарата. Руководители организаций, фирм, предприятий, на кото­рых возлагается ответственность за организацию делопроизводства, найдут в ней требования и рекомендации к постановке этого вида деятельности, а также порядок работы служб и сотрудников, зани­мающихся делопроизводством и вопросами защиты информации.

Предлагаемое учебное пособие результат изучения и обобщения существующей практики работы с документами, того нового, что есть в этой области в России и за рубежом. В нем использовались исследования известных авторов в области делопроизводства Ю.М.Аксенова, П.В.Веселова, И.И.Воробьева, Э.Н.Давыдовой, М.В.Кирсановой, Т.В.Кузнецовой, М.Т.Лихачева, Л.В.Павлюка, Т.И.Киселевой, А.Е.Рыбакова, А.Н.Соковой, М.В.Стенюкова.

В учебном пособии требования к оформлению документов даны на основе нового стандарта ГОСТ Р 6.3097 (Унифицированная сис­тема организационнораспорядительной документации. Требования к оформлению документов), введенного в действие 31 июля 1998 г. Правила ведения делопроизводства рассмотрены в соответствии с Типовой инструкцией по делопроизводству в министерствах, ведомс­твах Российской Федерации, подготовленной Комитетом по делам архивов и утвержденной решением Правительства РФ от 24.06.92 №1118р, а также разработанными архивными службами рекомендациями "Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения" и другими материалами.

Настоящее пособие содержит методический материал по двум неразрывно связанным элементам механизма управления: первый это сами документы, второй делопроизводственный процесс, вклю­чающий оформление, движение документов, контроль исполнения, поисковосправочную и аналитическую работу. В пособии приводятся развернутые характеристики основных нормативов в этой области, рассматриваются ГОСТы по документам и классификаторы, необходимые управленческому персоналу для правильной ориентировки и оперативного нахождения справочной информации. Основное внимание в учебном пособии уделяется подготовке и оформлению организационнораспорядительных документов как базовому процессу в реализации всех управленческих функций.

Использование методических и справочных материалов, имею­щихся в данном пособии, окажет непосредственную помощь работникам управленческого звена в освоении унифицированных приемов и методов работы с документами.

ГЛАВА I. Основные понятия ДОУ § 1. Роль делопроизводства в управлении I.

Основные понятия аокусиентсшионного обеспечения управления § 1. Роль делопроизводства в управлении и его норма­тивноправовое обеспечение В современном динамичном мире менеджеры тратят от 50 до 90% своего рабочего времени на деятельность, связанную с поиском, получением, передачей, обработкой и хранением информации.1 Более того, некоторые известные авторы в области менеджмента, например Г.Минцберг, вообще представляют руководителя как систему обра­ботки информации. Управление имеет информационную природу, по крайней мере в той его части, которая касается отношений между людьми. Трудно представить какойлибо вид деятельности менеджера, не связанный с созданием, получением, обработкой, анализом, передачей и хра­нением информации.

Решение проблем управления документацией в современный пе­риод прошло в развитых странах два основных этапа.3 Первый этап соответствует периоду 197080 гг. В это время большинство авторов считали, что традиционные методы работы с документами устарели, что бумажные документы будут вытеснены документами на электронных носителях. Однако в середине 80х годов выяснилось, что, несмотря на обилие компьютеров, "бумажный" поток продолжает увеличиваться, из чего делается вывод, что сосуществование традиционного делопроизводства с обработкой информации на ЭВМ будет весьма продолжительным. Поэтому в настоящее время наряду с широким применением в делопроизводстве персональных компьютеров и современных технологий обработки и передачи информации в управлении продолжают использоваться традиционные "бумажные" технологии работы с документами. В США, например, рекомендуется сохранять на неопределенный срок письменный бумажный документ наряду с машинным носителем, на котором зафиксировано его содержание.

Итак, сегодня совершенствование управления производственнохозяйственными системами, повышение уровня организации и 1 См.: Мескон М, Альберт М. Хедоури Ф. Основы менеджмента. М, 1992. С. 166.

2 Там же. С. 39.

3 См.: Архивы и управление документацией за рубежом: Основные проблемы:

Аналитический обзор. М.,1989.

эффективности управленческого труда во многом зависят от того, насколько рационально поставлено в учреждениях и на предприятиях делопроизводство.

Делопроизводство это деятельность, охватывающая вопросы документирования и организации работы с документами в процессе управленческих действий.1 Эта работа включает в себя документирование операции по составлению и оформлению документов, и документооборот движение документов в организации с момента создания или получения до отправки или передачи их на хранение.

Слово "делопроизводство" появилось несколько веков назад (предположительно в XVII в.) и означало сам процесс решения (производства) дела "дело производить" (делать дело) т.е. решать вопрос. Так как в ходе решения любого вопроса возникали документы, чтобы закрепить достигнутую договоренность, принятое решение (ибо устное слово кратковременно, может быть забыто, искажено при передаче или не так понято), уже в XVI в. употребляется слово "дело" как "собрание документов, относящихся к какомулибо вопросу".2 Впервые в этом понятии слово "дело" зафиксировано в документах, датированных 1584 г.

Pages:     || 2 | 3 | 4 | 5 |   ...   | 34 |




© 2011 www.dissers.ru - «Бесплатная электронная библиотека»

Материалы этого сайта размещены для ознакомления, все права принадлежат их авторам.
Если Вы не согласны с тем, что Ваш материал размещён на этом сайте, пожалуйста, напишите нам, мы в течении 1-2 рабочих дней удалим его.