WWW.DISSERS.RU

БЕСПЛАТНАЯ ЭЛЕКТРОННАЯ БИБЛИОТЕКА

   Добро пожаловать!


Pages:     | 1 |   ...   | 10 | 11 ||

17. Меняйте занятия. Почти никогда тело не устает полностью. Обыкновенно устают лишь отдельные группы мышц. Меняя род занятий, вы сможете побороть ощущение усталости и сделать намного больше.

18. Начинайте раньше. Начиная день всего на 15—20 минут раньше того времени, к которому вы привыкли, вы зададите тон всему дню.

19. Ежедневно контролируйте выполнение намеченных дел. Сначала подведите итоги тому, что сделано за день, а уж потом составьте список дел на очередной день.

20. Обязательно перенесите на другой день то, что не успели сделать сегодня.

21. Воспитывайте в себе уважение к своему времени. Приобретите привычку мысленно давать собственному времени какуюто оценку, и вы станете поновому относиться к нему.

Такой подход поможет вам судить о том, стоит ли именно вам заниматься теми небольшими делами, которые являются случайными и отнимают ваше рабочее время.

Для лучшего понимания управления временем в качестве основы для принятия решений можно использовать принцип Парето.

Принцип Парето гласит: внутри данной группы или множества отдельные малые части обнаруживают намного большую значимость, чем это соответствует их относительному удельному весу в этой группе. Другими словами: 80 % наших усилий приносит нам 20 % наших результатов. И наоборот: мы тратим всего 20 % времени на достижение 80 % результатов.

Это универсальный феномен. Например, 80 % клиентов компании покупают 20 % продукции, и наоборот, оставшиеся 20 % клиентов приобретают 80 % продукции. Так, американские инженеры, применив принцип Парето при инвентаризации, обнаружили, что 20 % запасов обычно составляют 80 % стоимости обследуемого инвентаря.

Концентрация контроля именно на этих «жизненно важных» элементах привела к результатам, которые намного превосходили по экономии произведенных затрат до сих пор применявшиеся методы инвентаризации. Другие примеры из предпринимательской практики подтверждают: 20 % ошибок обусловливают 80 % потерь; 20 % исходных продуктов определяют 80 % стоимости готового изделия.

Закон Парето 80 : 20 лежит в основе многих правил менеджмента, на нем строятся десятки приемов. Применение этой закономерности в ситуации руководителя означает, что в процессе работы за первые 20 % расходуемого времени (затраты) достигается 80 % результатов. Остальные 80 % затраченного времени приносят лишь 20 % результатов (таблица 7).

Таким образом, сначала — немногие «жизненно важные» проблемы, а уже потом — многочисленные «второстепенные».

Последовательное применение принципа Парето станет более конкретным, если все задачи проанализировать с точки зрения их доли в итоговом результате и затем распределить по категориям важности «АБВ».

Таблица Временной принцип Парето (соотношение 80 : 20) Затраты Выпуск 80 % затраченного времени (многочисленные «второстепенные» проблемы) 20 % итогового результата 20 % затраченного времени (немногие «жизненно важные» проблемы) 80 % итогового результата Выявление приоритетов с помощью анализа АБВ Техника анализа АБВ исходит из опыта, согласно которому процентные доли более важных и менее важных дел в их общем количестве остаются почти неизменными. С помощью букв А, Б, В отдельные задачи распределяются по трем классам в зависимости от их значимости с точки зрения достижения профессиональных и личных целей руководителя (рис. 4). Многие руководители уже работают по этому принципу, и к решению важнейших задач приступают в первую очередь.

Удельный вес в значимости 65 % 20 % 15 % 15 % 20 % 65 % Удельный вес в общем количестве задач Рис. 4. Приоритеты АБВанализа Анализ АБВ основывается на следующих закономерностях:

важнейшие задачи (категория А) составляют примерно 15 % от общего количества всех задач и дел, которыми занят руководитель; собственная значимость этих задач (в смысле вклада в достижение цели) составляет примерно 65 %;

на важные задачи (категория Б) приходится в среднем 20 % от общего числа задач, а также 20 % значимости задач и дел руководителя;

менее важные и несущественные задачи (категория В) составляют 65 % от общего числа задач, но имеют незначительную долю — примерно 15 % в общей «стоимости» всех дел, которые должен выполнить менеджер.

Согласно выводам анализа АБВ, за самые важные, т. е. дающие наибольший результат, дела (категории А) рекомендуется браться в первую очередь, чтобы с помощью немногих действий обеспечить осуществление большей части от общего эффекта. На решение следующих по значимости задач (категории Б) приходится также существенная доля совокупного результата, тогда как выполнение сравнительно большого числа менее важных задач дает в целом небольшой итог.

Анализ задач по методу АБВ можно проводить следующим образом:

Составьте список всех предстоящих на текущий момент (декада, день и т. д.) задач; для этого можно использовать формуляр, приведенный в табл. 8.

Систематизируйте задачи, учитывая их важность, установите очередность дел в соответствии с их значимостью для вашей деятельности; при этом не забывайте о том, что срочность не имеет ничего общего с важностью или значимостью соответствующей задачи.

Пронумеруйте свои задачи.

Оцените их в соответствии с категориями А, Б, В.

Таблица Лист учета задач и контроля над их выполнением (для анализа АБВ) Дата Приоритетность Задача, дело Кому поручено Начало Окончание Примечание А Б В ~ 1. Первые 15 % всех задач, относящихся к категории А (очень важные, имеющие наибольшую значимость для выполнения Ваших функций), не подлежат перепоручению.

2. Последующие 20 % задач составляют категорию Б (важные, существенные; могут быть перепоручены другим лицам для исполнения).

3. Остальные 65 % всех задач являются задачами категории В (менее важные, незначительные; в любом случае должны быть перепоручены).

Перепроверьте, исходя из первоочередности задач категории А, свой временной план: соответствует ли значению задач выделенный вами бюджет времени:

— 65 % запланированного времени (около 3 ч) — задачи А;

— 20 % запланированного времени (около 1 ч) — задачи Б;

— 15 % запланированного времени (около 45 мин) — задачи В.

Произведите соответствующие корректировки. Ориентируя свой временной план на решение задач А, вы автоматически обеспечиваете то, что на менее важные, но отнимающие время задачи В выделяется столько времени, сколько соответствует их значению.

Оцените задачи Б и В с точки зрения возможности их делегирования. Обратите внимание также на то, что задачи категории В в принципе не являются ненужными, излишними. Речь идет о том, что наряду с задачами А и Б существует множество предварительных работ, факультативных задач и рутинных дел, которые также должны быть выполнены.

Принятие решений о приоритетах, равно как и процесс установления целей, — ндивидуальное дело, поскольку все оценки ситуации в конечном итоге субъективные.

Критерии для принятия решений по приоритетам (задачи А) Благодаря решению каких задач я в наибольшей степени приближаюсь к воплощению в жизнь главных целей, которые перед собой ставлю (на будущее, на год, месяц, неделю, день)? Могу ли я за счет решения единственной задачи решить сразу и несколько других? Благодаря решению каких задач я могу внести максимальный вклад в достижение общих целей моего предприятия, отдела, рабочей группы и т. д.? Решение каких задач принесет мне наибольшую пользу (при осуществлении краткосрочного и долгосрочного планов), даст наибольшее денежное вознаграждение? Отказ от решения каких задач может иметь для меня самые негативные последствия? Установление приоритетов — основное правило эффективной техники личной работы менеджера.

Отдавайте себе отчет в том, что вы не все можете и не все должны сделать, устанавливайте приоритеты и начинайте с важнейших дел.

Реализация решений на основе принципа Эйзенхауэра Руководитель, вместо того чтобы использовать свое время для выполнения действительно важных дел, зачастую тратит энергию на срочные, но менее значимые дела. Как правило, срочную задачу руководитель стремится решить немедленно, а решение важной, но не срочной проблемы откладывает. Д. Эйзенхауэр предложил правило, которое является простым вспомогательным средством, особенно в тех случаях, когда надо быстро принять решение по поводу того, какой задаче отдать предпочтение. Согласно этому правилу (рис. 6), приоритеты устанавливаются по таким критериям, как срочность и важность дела.

Рис. 6. Схема принятия решений на основе принципа Эйзенхауэра В зависимости от степени срочности и важности задачи выделяют 4 возможности их оценки и (в итоге) выполнения:

срочные / важные дела. За них следует приниматься немедленно и самому их выполнять;

срочные / менее важные дела. Существует опасность попасть под «тиранию» спешности и в результате целиком отдаться решению конкретной задачи, потому что она срочная. Если же она, однако, является не столь важной, то должна быть в любом случае делегирована, поскольку для ее выполнения не требуется какихлибо особых качеств;

менее срочные / важные дела. Их не надо выполнять срочно, они, как правило, могут подождать. Поэтому рекомендуется: перепроверить степень важности и попробовать выполнение задач этого типа полностью или частично поручать своим сотрудникам. Наряду с тем, что вы разгружаете себя, вы можете способствовать повышению как мотивации к работе, так и квалификации своих подчиненных, если доверите им выполнение ответственных дел;

менее срочные / менее важные дела. Очень часто дела этой категории «оседают» на письменном столе, и без того заваленном бумагами. Если вы вдруг начинаете заниматься подобными делами, забывая о задачах первой категории, то вам не следует жаловаться на перегруженность работой. Даже ваши подчиненные не должны приниматься за решение задач этой группы.

От решения задач несущественных и несрочных следует воздерживаться. Наберитесь немного мужества, чтобы чаще прибегать к помощи корзины для бумаг (объект «К» на схеме).

Органиченность времени придает ему статус совершенно особого ресурса, который ценится выше денег. Время способно залечить раны, на что не способны никакие деньги. Время обладает уникальной ценностью еще и потому, что вы не можете отложить его на черный день. Оно никогда не возвращается. Осознание времени как самого скудного, но самого важного ресурса позволит вам ценить его так высоко, как оно того заслуживает. Лучшей мотивацией управления своим временем должен стать результат, которого вы достигаете.

Pages:     | 1 |   ...   | 10 | 11 ||




© 2011 www.dissers.ru - «Бесплатная электронная библиотека»

Материалы этого сайта размещены для ознакомления, все права принадлежат их авторам.
Если Вы не согласны с тем, что Ваш материал размещён на этом сайте, пожалуйста, напишите нам, мы в течении 1-2 рабочих дней удалим его.